Tippek és ötletek adománygyűjtő gálavacsora megtervezéséhez

Party Tervezés

Szívesen segítek embereknek megtervezni és felkészülni a fontosabb eseményekre és bulikra.

A non-profit szervezet számára történő pénzgyűjtés nagy támogatást igényel, és nagymértékben függ az adománygyűjtőktől. A tudatosság megteremtése és a szervezet fontosságának kiemelése alapos tervezést, mérlegelést és gyakran szigorú költségvetést igényel. Az a tény, hogy a nonprofit szervezetek pénzének nagy része adományokból és egyéb külső támogatásokból származik, azt jelenti, hogy minden gálavacsorát minden részletre tekintettel kell megtervezni. Íme néhány módszer a tervezési folyamat egyszerűsítésére, és barátságos környezet kialakítására támogatói számára.

Kijelölni a bizottságokat

A gála-adománygyűjtés megtervezésének egyik kulcsa, hogy minden elemet alaposan megvizsgáljanak. Az egyes feladatok kisebb tervezési bizottságokra való felosztása lehetővé teszi az egyes szempontok megfelelő kezelését, és célzottabb megközelítést kínál. Minden bizottságnak saját napirendje lesz, de fontos, hogy a teljes tervezési folyamat során kommunikációt alakítsunk ki az egyes csoportok között. Szervezzen bizottságot a következő területekre, és maximalizálja adománygyűjtésének sikerét.

Meghívók

Az ünnepi adománygyűjtés céljának világos megfogalmazása a legjobb módja annak, hogy támogatást találjon ügyéhez. Minden meghívónak tartalmaznia kell a személyre szabottságot, és világosan fel kell vázolnia az esemény célját. Meghívók írása ünnepi vacsorára olyan művészet, amelyet fontos megismerni. Az információnak tartalmaznia kell az esemény dátumát, időpontját, helyszínét, árát és a válaszadás címét. A meghívók megírásakor és megfogalmazásakor 7 dolgot érdemes szem előtt tartani.

Tippek a gálameghívó írásához

1. Világosan fogalmazza meg az adománygyűjtés célját, és azt, hogy ki részesül belőle.
2. Adja meg az ételekkel és italokkal kapcsolatos konkrétumokat, például a vacsora felszolgálásának időpontját, hogy felszolgálnak-e italokat vagy sem, és hogy tartalmaz-e nyitott vagy készpénzes bárt.
3. Tájékoztassa a vendégeket az esemény formalitásáról. Ha a gála adománygyűjtés fekete nyakkendő, feltétlenül adja meg ezt az információt.
4. Ha az eseményt olyan helyszínen tartják, amelyet a vendégek esetleg nem ismernek, feltétlenül mellékelje az útbaigazítást.
5. Ha kiválasztottad, emeld ki az adománygyűjtő gála témáját.
6. Soroljon fel minden egyedi látnivalót, amely segíthet a támogatók megnyerésében.
7. Mellékelni kell egy válaszkártyát, és adott esetben helyet kell hagyni a nevüknek és a fizetési módnak.

Szórakozás

A gála adománygyűjtő eseményeket az üzleti életet szem előtt tartva tervezték, de szórakozást és kikapcsolódást is kínálnak. Az élőzene, a színpadi műsorok és egyéb események egyedi és kényelmes környezetet teremtenek vendégei számára. Legyen szó egyszerű élőzenekarról vagy olyan extravagánsról, mint egy tematikus produkcióról, az élő szórakoztatás kiegészíti a vendégek érdeklődését az adománygyűjtés során. Ha kiválasztott egy témát, mindenképpen foglaljon előadásokat, vagy válasszon olyan szórakozási formákat, amelyek kiegészítik azt.

Tevékenységek

Az adománygyűjtés lényege, hogy tőkét termeljünk egy jó cél érdekében. Időnként nehéz lehet pénzt gyűjteni, de egyes rendezvények szórakoztató és kifizetődő módokat tesznek lehetővé a bevételszerzéshez. Tervezhetők aukciók, tombolák és egyéb tevékenységek, amelyek vonzó módot kínálnak az adományok gyűjtésére, és a vendégeknek valami emléket biztosítanak az eseményről. Néhány ötlet egy adománygyűjtő gálaeseményhez:

• Tombola
• Bake Sale
• Autómosó
• Kaszinó éjszaka
• Jótékonysági golfverseny
• Bingo Night

PR/Marketing

Minden gálaesemény sikere azon múlik, hogy terjeszti az ügyét. Egy sikeres PR- és marketingcsapat szponzorokat és támogatást tud generálni az Ön ügyéhez. Segítsen a gála adománygyűjtésének teljes potenciáljának kibontakoztatásában azokkal, akik érdeklődnek, és képesek segíteni az Ön ügyét. Íme néhány hatékony módszer a potenciális támogatók megszólítására:

Nyilvánossági tippek

• Használja az ingyenes közösségi oldalakat, hogy terjessze a hírét szervezetéről, és kommunikáljon azokkal, akik támogatják azt.
• Forduljon a helyi újsághoz, és kérje meg, hogy vegye fel az eseményt az eseménynaptárába.
• Emelje ki az eseményt a blogjában. Ha még nincs blogja a szervezetének, indítson el egyet, hogy tájékoztassa az egyéneket arról, hogy cége mit kíván elérni.
• Lépjen kapcsolatba más blogokkal és szervezetekkel, amelyek támogatják az Ön ügyét, vagy hasonló céljaik vannak, és kérdezze meg, hogy linkelnek-e vagy népszerűsítik-e az eseményét.
• Készítsen lenyűgöző vizuális szórólapokat, és terjessze őket a helyi vállalkozásoknak.
• Küldjön sajtóközleményeket a helyi újságoknak és magazinoknak, kiemelve szervezetét és gála adománygyűjtését.

Dekorációk

Egyedülálló környezet létrehozása a gála adománygyűjtéshez elengedhetetlen. Legyen szó gyakran használt adománygyűjtő témáról vagy saját készítésű alkotásról, a stílusos dekorációk kellemes környezetet biztosítanak minden érintett számára. Minden gála adománygyűjtés egyedi élmény, és minden dekorációnak tükröznie kell az intimitás érzését, és segítenie kell egy emlékezetes környezet kialakításában.

A tematikus adománygyűjtésre példa lehet egy Las Vegas-i vagy a kaszinó este. A dekoráció között szerepelhet Las Vegas bejárata, társasjátékok központi elemei, kártyaasztalok és egy színséma, amelyet egy kaszinóban találhat az ember. A tevékenységek magukban foglalják a szerencsejátékokat és a nyereményeket, amelyeket a szerencsés vendégek nyerhetnek. Az egyedi környezet megteremtése szórakoztatást és gyönyörű hangulatot biztosít a vendégeknek, miközben pénzt gyűjt szervezetének.

Szponzorálás

Egy csúcskategóriás gálarendezvény megtervezése nagy tőkét igényel. Az egyes események tökéletes megtervezéséhez valószínűleg szponzorációra lesz szükség. Az Ön ügyének támogatásának összegyűjtése sok hálózatépítést és erős üzleti kapcsolatok kiépítését igényel, és egy erre a feladatra szentelt bizottság elengedhetetlen ahhoz, hogy elkészíteni a végső gálavacsorát . Íme néhány tipp a rendezvény szponzorálásának megszerzéséhez:

Szponzorok keresése és megtartása

• Erős hálózat kiépítése: A partnerek, alkalmazottak, igazgatósági tagok és más, a szervezetéhez szorosan kapcsolódó személyek bemutathatják a lehetséges szponzorokat, és segíthetnek a hálózat további bővítésében.
• Kutatások végzése: Számtalan területen lehet szponzorációt szerezni, és nagyon sokféle érdeklődő cég van. Nézze meg, mely cégek toboroznak szponzorokat, és nézze meg, hogy illeszkednek-e az Ön szervezetéhez.
• Lépjen kapcsolatba a helyi médiával: A helyi újságok és rádióállomások szívesen vesznek részt a közösségükben, és ingyenes hirdetést kínálnak, és hajlandóak lehetnek adományozni is az Ön rendezvényére.
• Szponzori előnyök biztosítása: Nyújtsa meg szponzorait jutalmakkal, hogy kifejezze elismerését a támogatásukért. A VIP-bérletek, a cégük reklámozása, a webhelyükre mutató linkek és egyéb juttatások ösztönzik a szponzorokat, hogy támogassák szervezetét, és hogyan építsenek ki hosszú távú üzleti kapcsolatot.
• Tartós kapcsolatok kialakítása: A szponzorokkal való együttműködés és a kölcsönösen előnyös kapcsolatok kialakítása nagyszerű módja annak, hogy továbbra is támogassák szervezetét. Továbbra is kommunikáljon szponzorai képviselőivel, és győződjön meg arról, hogy az ő igényeik is megfelelnek az Ön igényeinek.

Köszönöm nektek

Egy nagyszerű módja annak, hogy cégét frissen tartsa a vendégek tudatában, és kifejezze háláját, ha köszönőlevelet küld a gála adománygyűjtés minden résztvevőjének és vendégének. A megbecsülésnek ez a jele azt mutatja a vendégeknek, hogy érdekel egy tartós kapcsolat, és az ő hozzájárulásuk sem maradt észrevétlen.

A non-profit szervezet számára történő pénzgyűjtés nagymértékben függ a bizalom kiépítésétől és a vendégek meggyőzésétől, hogy az Ön ügye érdemes adományozni. Az adománygyűjtő gálavacsorák a tökéletes módja annak, hogy bővítsd hálózatodat, és támogasd szervezeted. A tervezési folyamat minden aspektusára való gondos összpontosítás biztosítja, hogy egyetlen részlet se felejtsen el. Egy kényelmes és szórakoztató adománygyűjtő gálavacsora megnyugtatja az adományozókat, és megnyitja elméjüket (és pénztárcájukat) az Ön ügye előtt.

További források

Sikeres adománygyűjtési ötletek: Kathy La Plante gyűjtötte - 35 szilárd ötlet lista egy adománygyűjtő gálaeseményhez.

Tippek az első alkalommal megrendezett adománygyűjtő gálához - A jótékonykodás krónikájából.

Könyvek az adománygyűjtő rendezvény megtervezéséhez - Néhány hasznos könyv a szervezetek számára, amelyeket adománygyűjtő rendezvényeik megtervezésekor használhatnak fel.

A rendkívül sikeres adománygyűjtés 10 szokása - A sokféle módon lehet pénzt gyűjteni egy szervezet számára, Jen Johnson (Otis Fundraising) azt találta, hogy közös bennük, hogy be kell építeniük a rendkívül sikeres adománygyűjtők tíz szokását.

Hozzászólások

Jon D 2016. június 27-én:

Mi történik, ha egy órája van az adománygyűjtő vacsora előtt, és a vendéglátó még mindig nem érkezett meg, vagy nem veszi fel a telefonját?

Megan Austin 2016. június 21-én:

Hasznos tippek a gálavacsora megtervezéséhez. Ezek az ötletek igazán hasznosak azok számára, akik gálavacsora rendezvényt terveznek. Köszönjük a tájékoztatást.

Nancy Tate Hellams Pendleton, SC 2014. augusztus 29-én:

Nagyon sok adománygyűjtésben veszek részt, így ez nagyon hasznos lesz. Kösz.

missali 2013. február 26-án:

Minden részletet eltaláltál! Egy adománygyűjtés/gála megtervezése elég megterhelő feladat lehet, istenem!